event marketing board austria

	emba members hall of fame ausbildung zertifizierung young emba service presse KOMMUNIKATION FÜR ALLE SINNE // CLIENTS MEMBERS

	Ein guter Pitch für alle Beteiligten Eine erfolgreiche Live-Marketing Kampagne ist strategisch durchdacht, kreativ umgesetzt und Kosten effizient geplant. In der Praxis sitzt ein Team an Spezialisten zusammen, analysiert das Briefing, recherchiert das Umfeld, entwickelt die Kommunikationsstrategie und arbeitet an der kreativen Idee - die leider meist nicht über Nacht im Schlaf kommt, oder einer plötzlichen Eingebung entspringt. Wenn eine Kostenkalkulation realistisch sein soll, muss die Agentur eine Detailplanung erstellen und Preise recherchieren. Erst dann kann seriös kalkuliert werden. Daher, bevor Sie zu einem Pitch einladen, seinen Sie sich bitte bewusst: Eingehende Briefinganalysen erfordern zwischen 10 und 40 Stunden. Präsentationen werden meist zumindest 3-köpfigen Teams mit unterschiedlichen Kompetenzen vorbereitet. Der Kreativprozess dauert häufig mehrere Tage. Die Aufbereitung einer Präsentation braucht nicht "nur" Zeit, sondern oft auch extern bezahlte Ressourcen wie z.B. Computergrafiker für 3D Renderings. Dass qualifiziertes Personal meist jahrelange Agentur- und Branchenerfahrung gesammelt hat. Das Abstandshonorar ist eine Frage der Wertschätzung In jedem Pitch steckt eine Live-Marketing Agentur die gleiche Vorarbeit wie in einen unterschriftsreifen Auftrag. Vorausgesetzt, es wird seriös gearbeitet. Aus diesem Grund sprechen wir, die emba-Agenturen, den Punkt Abstandshonorar schon an dieser Stelle an. Noch bevor wir Tipps geben, wie Ausschreibungen effizient und erfolgreich abgewickelt werden können. Es gibt Unternehmen, die Werte wie Wertschätzung und fair play im Miteinander und mit ihren Kunden in ihrem Leitbild verankert haben, beim Pitch jedoch keinen Gedanken daran verschwenden. Jeder Pitch sollte adäquate Abstandshonorare vorsehen. Das Abstandshonorar ist die Wertschätzung für das Engagement von Konzeptionisten, Kreativen und Projektmanagern, die ihr Bestes für die Lösung des Kommunikationsauftrags gegeben haben. Gute Planung spart Zeit, Energie und Nerven Kosten- und Prozesseffizienz beginnt bei der sorgfältigen Auswahl der Agenturen, bedingt ein gutes, vollständiges Briefing und einen transparenten, nachvollziehbaren Ausschreibungsprozess, sowie ein angemessenes Abstandshonorar. Die auf diese Weise gewonnenen Resultate werden von ungleich höherer Qualität und somit stets in vernünftiger Relation zu den investierten Pitchkosten stehen. Bevor Sie einladen Legen Sie das Timing für den Ausschreibungsprozess fest. Geben sie den Agenturen realistische Zeitvorgaben. Berücksichtigen Sie, dass zwischen Briefing, Rebriefing und Präsentation, Phasen der Analyse, Recherchen, Kreativprozesse und Maßnahmenplanung durch die Agenturen liegen. Ihr Ziel ist das beste Ergebnis. Ein Pitch bedeutet Arbeit, nicht nur für die eingeladenen Agenturen sondern auch für Sie. Daher zahlt sich gute Planung aus. Die Schritte sind: 1. Screening der Agenturen Definieren Sie das Anforderungsprofil Legen Sie Ihre Ziele fest, analysieren Sie Ihren Bedarf und definieren Sie das zur Verfügung stehende Budget. Welche konkreten Leistungen benötigen Sie? (z.B. Regionale Vernetzung oder internationales Netzwerk, Branchen Know-How ) Wie soll die Zusammenarbeit mit der Agentur erfolgen? (z.B. Full-Service oder werden Teilbereiche intern von Ihnen abdeckt.) Ist der Agentur Standort für Sie relevant? (Denken Sie dabei an Abstimmungsprozesse im Projektverlauf.) Wie hoch ist Ihr Termindruck und wie groß das Projekt? Brauchen Sie ein großes operatives Team/Agentur oder eine kleine Kreativ-Mannschaft? Leiten Sie das Agenturprofil daraus ab Full-Service-Agentur oder spezialisierte Agentur (z.B. Definierte Branchen oder Bereiche: Sport/Kultur/Business etc.) Agentur mit mehreren Standorten, internationalem Netzwerk oder regionaler Anbieter Bevorzugte Kundenstruktur und Referenzprojekte Nationale und Internationale Auszeichnungen für Projekte Zertifizierung Und recherchieren Sie in Ihrem Umfeld bezüglich persönlicher Empfehlungen 2. Briefing Briefing Laden Sie die Agenturen zu sich ins Haus ein. Entscheiden Sie vorab, ob Sie alle gemeinsam oder einzeln briefen möchten. Präsentieren Sie Ihre Anforderungen und übergeben Sie ein schriftliches Briefing. Bei gemeinsamen Briefings besteht der Vorteil der Zeitersparnis Bei Einzelbriefings können Sie die Agenturen besser einschätzen. Welche Fragen stellt die Agentur? Fühlen Sie sich verstanden? 3. Re-Briefing Re-Briefing Nützen Sie die Chance und lernen Sie die Atmosphäre in den Agenturen näher kennen. Machen Sie das Rebriefing am Standort der jeweiligen Agentur. Bereiten Sie einen Gesprächsleitfaden vor. Beginnen Sie den Termin mit Ihren Fragen: Wie schätzen Sie den Markt ein? Wie wird sich die Branche entwickeln? Was sagen Sie zur Aufgabenstellung? Was ist aus Ihrer Sicht die größte Herausforderung? Etc. So können Sie das Know how und Engagement der Agentur besser einschätzen. Achten Sie darauf, welche Fragen die Agentur stellt? Fühlen Sie sich verstanden? Machen Sie den Ausschreibungsprozess transparent und nachvollziehbar: anhand welcher Kriterien wird entschieden, und wer wird in der Jury sitzen. Geheimniskrämerei schadet dem kreativen Prozess und ist keine gute Basis für die künftige Zusammenarbeit. Notieren Sie sich Ihre Eindrücke vom Termin. Es besteht sonst die Gefahr, dass die Eindrücke verschwimmen, wenn sie mehrere Re-Briefings zu bestreiten haben. 4. Präsentation Präsentation Geben Sie den Juroren vor dem Termin ein kurzes Briefing zum Status Quo und zur Aufgabenstellung der Agenturen. Und das Wichtigste, besprechen Sie den Bewertungsmodus. So vermeiden Sie unliebsame Überraschungen und mögliche Fehlentscheidungen. Beachten Sie: Spätestens zu diesem Zeitpunkt rächt es sich, wenn Sie zu viele Agenturen eingeladen haben. Nach jeder Präsentation, sollte eine kurze Diskussion erfolgen und dann Bewertung. So wird ein gemeinsames Bild geschaffen und offene Fragen können noch geklärt werden. So werden ev. Missverständnisse ausgeräumt. 5. Fair Play Fair Play Jene Agenturen, die den Zuschlag nicht erhalten haben, sollten nicht nur in einem kurzen Mail darüber informiert werden ? leider nein, sie haben nicht gewonnen. Es gilt ein qualifiziertes Feedback zu geben. Das ist nicht nur gut für die Agenturen, sondern auch für Ihr Unternehmen. Denn es geht um Wertschätzung und um Ihre Reputation, die Reputation Ihres Unternehmens und diese ist ein wertvolles Kapital. Die Agenturen werden es Ihnen danken. Downloads Checkliste zum effizienten Agenturbriefing 218 KB, Datum: 15.09.14 Checkliste für Agentur Ausschreibungen 120 KB, Datum: 16.09.14
	Kontakt: emba Gregor-Mendel-Straße 50 A - 1190 Wien office@emba.co.at IMPRESSUM \| KONTAKT Mag. Martin Brezovich Vorsitzender des Vorstandes und Sprecher Mag. Wolfgang Peterlik Mitgliederbetreuung Mag. Ivo J. Franschitz Finanzen Mag. Herwig Straka Stellvertreter des Vorsitzenden Medien und Öffentlichkeit Prof. Mag. Oliver Kitz Aus- und Weiterbildung Franz X. Brunner Positionierung